2009年1月27日火曜日

説明の組み立て方

みなさん、こんにちは。
インフルエンザも完治しましたので、今日からまたまともなブログを書き始めようと思います。

さて、今日のお題は「説明の組み立て方」です。

一応、今回のお題は、以下の条件に当てはまる方をターゲットにしています。

「会社の中で1時間くらいの時間を使って、勉強会や研修会、
 もしくは何かの報告会で発表や説明を担当する人」

ある程度の年齢になると、社内で部下数名を集めて何かを説明したり、
お客様に製品の使い方を説明したり、などなど、いろんな場面で
何かを説明しなければならないシーンが出てくるのではないでしょうか。

そんなときに、本エントリーが参考になれば幸いです。

(注1)
15分などの短い時間でビジネスプレゼンテーションをする場合と、1時間程度を使って
まとまった何かを説明する場合では、説明の組み立て方が異なりますので、
ビジネスプレゼンについてはまた今度です。

(注2)
また、本当は説明の組み立て方の前に、資料の作り方が先に来るのですが、
それもまた今度にします。
※説明の組み立て方が想像つくと、おのずと資料の組み立て方もわかるようになりますし・・・。


それでは、さっそく説明の組み立て方について、アウトラインを見ていきましょう。
まずは、私がまとめた以下の図をご覧ください。

これは、過去8年近く、研修会をやってきた
私に、おのずと身についた「説明の型」を
取り出してまとめたものです。

なんだかんだ工夫した結果、大体左図のような
スタイルが、私の講習会スタイルになりました。
※最近は、このスタイルを色々とくずして
  遊ぶことも出来ます。

説明初心者の方は、この型を丸々
真似ちゃってください。
学びは真似びです。
守・破・離も最初は守からです。


この説明スタイルは、説明のパートを大きく3分割する説明スタイルです。
上図の1,2,3が導入部で、説明全体の目的や大まかな流れを説明し、
聞き手に全体像をイメージしてもらうためのパート。

説明時間が仮に60分だとしたら、5分くらいを使って行うのがいいのではないでしょうか。

次が上図の4,5で展開部です。
ここは説明しなければいけない内容そのものです。
時間は60分のうち45分くらい使えるといいかな。
知ってもらいたい内容を詳しく説明してあげましょう。

そして最後がまとめ部で、上図の6,7になります。
60分の説明であれば、最後の10分くらいを使ってまとめができればいいと思います。
ここでは、説明した内容を目的と照らし合わせ、聞き手に体系化してもらうようにします
これが出来ないと、あなたが説明した内容は、数時間後には聞き手の頭から綺麗さっぱり
消えてなくなるでしょう。

さて、ここで皆さんに質問です。
上図1~7の展開で聞き手にとって一番重要な番号は何番でしょう?

ブログのコメントに、回答してみてください。

回答に対する解説を、次回のエントリーにしようと思います。

それでは今日はここまで。

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